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Automatización de Control de Presencia de empleados con nuevas tecnologías

Desde siempre, la automatización de tareas en las empresas, ha sido un pilar básico para la reducción de costes. Las tareas repetitivas pueden llegar a requerir muchas horas de trabajo, lo cuál desemboca en tener que contratar más mano de obra, y por tanto a ser menos competitivos, y también a impedirnos realizar o tener que posponer tareas que podrían ser muy importantes para el desarrollo de nuestra empresa.

En lo que se refiere a sistemas de Control de Presencia, son varias las tareas que se podrían automatizar gracias a las nuevas tecnologías, como por ejemplo:

  • Consulta de tiempos por parte de empleados: Los trabajadores siempre necesitarán conocer su saldo de tiempos, y el único modo, es preguntarlo al empleado que gestiona el control de presencia, lo que en este caso conllevaría una doble pérdida de tiempo, tanto del empleado que quiere conocer su saldo, como el empleado que tiene que consultarlo en el programa
  • Olvido de Marcajes: Al igual que sucede con el caso anterior, si el empleado a olvidado su marcaje, también tendrá que indicar esta incidencia a la persona que gestiona el software de control horaria.
  • Gestión de vacaciones y otras incidencias: Esta es una de las tareas que más tiempo puede requerir por parte del empleado que gestiona el control horario. No solo se trata del tiempo requerido para introducir esta información al sistema, sino también el tiempo dedicado a comprobar que el empleado tiene derecho a la solicitud realizada, disponibilidad de días, y supervisores que tienen que dar el visto bueno a dicha solicitud.

Para cubrir todas estas necesidades, disponemos de nuestra web “Portal del empleado” mediante el cuál, cualquier empleado podrá:

  • Acceder, consultar su saldo de tiempos:  De este modo, no tendrá que molestar a la persona que gestiona el programa de control horario. En muchas empresas privadas, y administraciones públicas, los empleados de Recursos Humanos, a final de mes, que es cuando están preparando nóminas y cuando más trabajo tienen, es cuando además, mas consultas por parte de los empleados tienen que atender.
  • Realizar solicitudes de permisos: Mediante este “portal del empleado” los empleados podrán solicitar Vacaciones, Visitas médicas, Olvidos de marcajes, o cualquier otra incidencia que deseemos habilitar para que se pueda gestionar desde esta web. El hecho de que el empleado realice la solicitud evita una gran cantidad de trabajo tanto al empleado de Recursos Humanos, como al propio trabajador. A continuación procedemos a detallar todas los trabajos que este sistema evitaría:
    • El empleado no tendría que realizar un documento para realizar la solicitud.
    • El supervisor no tendría que firmar el documento realizado por el empleado, podría realizar esta aprobación desde la web, con un simple clic, y seleccionando varias solicitudes a la vez en serie.
    • El usuario de recursos humanos, no tendría que introducir la información de esta solicitud en el programa de control de presencia.
    • No sería necesario que nadie comprobara si efectivamente el trabajador tenía derecho a realizar esta solicitud y si tenía días disponibles para ello. En caso de la web, es el propio sistema el que se encarga de comprobar que la solicitud es válida, desde el mismo momento que el empleado la realiza, evitando que se genere una solicitud no válida desde le primer momento. Mediante el sistema de documento de papel, es habitual que una vez que se detecta esta circunstancia, el empleado ya haya disfrutado el permiso.

Con nuestra web “Portal del empleado”, se libera de una gran carga de trabajo al departamento de recursos humanos, de modo que el control de la presencia de la empresa pasa a ser prácticamente auto gestionado, y por otro lado también se evita al departamento de recursos humanos las situaciones en las que tienen que decidir sin las solicitudes de un empleado proceden o no, como por ejemplo los olvidos de marcajes. Mediante esta web, serían los supervisores de los empleados, los que validarían las solicitudes de los empleados a su cargo.

En definitiva, una herramienta que realmente nos ahorra tiempo en la empresa, y que se amortiza en pocos meses, y por tanto, nos ahorra dinero y nos hace más competitivos. Es totalmente aconsejable para cualquier tipo de empresa, aunque los trabajadores no tengan acceso a ordenadores, ya que podrían realizar las solicitudes incluso desde sus propios dispositivos móviles.

Para más información consulte:

Control de Presencia – Servicio Web consulta de tiempos y marcajes

Control de Presencia – Servicio Web Solicitud de Permisos

 

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