Llevar el control horario de los empleados no consiste únicamente en saber a qué hora entra y sale cada persona. Para una empresa también supone disponer de información fiable sobre las horas trabajadas y poder gestionar pausas, incidencias, horarios o turnos sin convertirlo en una carga administrativa para Recursos Humanos.
Además, no todas las plantillas trabajan de la misma forma. Puedes tener empleados que acuden diariamente a la oficina, comerciales en movilidad, teletrabajadores o diferentes turnos. Por eso, antes de elegir cómo controlar el horario, conviene tener claras tres cuestiones: qué necesitas registrar, desde dónde van a fichar tus empleados y cómo vas a gestionar posteriormente esa información.
¿Qué es el control horario de los empleados?
El control horario permite registrar y gestionar el tiempo de trabajo de cada empleado. Su punto de partida son las horas de entrada y salida, pero puede contemplar también pausas, incidencias, ausencias, permisos o diferencias entre el horario previsto y el realmente realizado.
Por ejemplo, saber que un empleado ha fichado a las 8:03 y ha salido a las 16:12 permite disponer de un registro de su jornada. Pero Recursos Humanos puede necesitar saber además si ese horario se corresponde con su turno, si ha existido alguna incidencia o cómo debe computarse una determinada pausa.
Por eso conviene diferenciar entre registrar la jornada y gestionar el horario de los empleados. El registro responde a una obligación legal concreta; el control horario permite utilizar esos datos para organizar el tiempo de trabajo.
Si quieres profundizar específicamente en esta obligación y en las soluciones para cumplirla, puedes consultar nuestro sistema de registro de jornada laboral.
¿Qué información debe controlar una empresa?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que las empresas deben garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
Pero para gestionar correctamente esa información, hay algunos aspectos que conviene tener en cuenta.
Entradas, salidas y tiempo efectivo de trabajo
Registrar la primera entrada y la última salida no siempre explica por sí solo cuánto tiempo se ha trabajado realmente.
Las pausas son un buen ejemplo. El Ministerio de Trabajo recomienda que, cuando existan interrupciones diarias que no tengan consideración de tiempo efectivo de trabajo, el sistema permita identificarlas para evitar que todo el periodo transcurrido entre entrada y salida pueda interpretarse automáticamente como jornada realizada.
Es una diferencia importante: estar presente en el centro de trabajo y estar realizando tiempo efectivo de trabajo no siempre es lo mismo.
Además de entradas y salidas, dependiendo de la organización de la empresa puede resultar necesario gestionar pausas, retrasos, incidencias, permisos, ausencias, cambios de turno u horas extraordinarias.
Conservación y acceso a los registros
La gestión tampoco termina una vez realizado el fichaje.
La empresa debe conservar los registros de jornada durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Por eso, al elegir un sistema, también conviene pensar a largo plazo. ¿Podrías localizar fácilmente la jornada de un trabajador de hace dos años? ¿Podrías interpretar los datos y saber si existió alguna incidencia?
Un sistema puede resultar muy sencillo para fichar, pero no será tan útil si posteriormente resulta complicado recuperar o entender la información.
¿Cómo llevar el control horario de los empleados?
No existe una única forma de realizar el control horario. La solución debería adaptarse a cómo trabaja realmente tu plantilla.
Control horario desde un centro de trabajo
Cuando los empleados acuden habitualmente a una oficina, fábrica, almacén u otro centro fijo, una opción es disponer de terminales de control horario en los puntos de entrada y salida.
A la hora de implantarlos no solo hay que pensar en el dispositivo. Conviene valorar cuántas personas van a utilizarlo, si existen varios accesos o centros y en qué momentos se concentra el mayor número de fichajes.
También es importante determinar cómo se enviarán y centralizarán posteriormente esos registros para que Recursos Humanos pueda trabajar con ellos.
Fichaje de empleados en movilidad o teletrabajo
El registro horario no se limita a los empleados que trabajan físicamente en las instalaciones de la empresa.
La guía del Ministerio de Trabajo incluye también a trabajadores móviles, comerciales, temporales y trabajadores a distancia, entre otras situaciones en las que la actividad se desarrolla total o parcialmente fuera del centro de trabajo.
En estos casos puede ser más práctico utilizar una solución de fichaje remoto.
En SystemPin disponemos de PresenciaPinApp, una aplicación de fichaje, que permite realizar marcajes desde el móvil e integrarlos con el sistema. De esta forma, una misma empresa puede utilizar terminales para el personal de oficina y fichaje móvil para comerciales o trabajadores desplazados sin tener que gestionar la información por separado.
Gestionar horarios, turnos e incidencias
El fichaje es solo el punto de partida. Después hay que trabajar con toda la información generada.
Nuestro software de control horario PresenciaPin permite centralizar los marcajes y ampliar la gestión según las necesidades de cada empresa.
Por ejemplo, además del registro de entradas y salidas, existen versiones que permiten trabajar con incidencias, permisos, calendarios, horarios, turnos, informes o acumulados.
Esto es especialmente importante cuando aumenta el número de trabajadores o la organización se hace más compleja: el objetivo es evitar que Recursos Humanos termine gestionando fichajes en una herramienta, incidencias por correo y horarios en diferentes hojas de cálculo.
¿Qué papel tienen los trabajadores y sus representantes?
La implantación del registro horario no es únicamente una cuestión tecnológica.
El Estatuto de los Trabajadores establece que su organización y documentación se determinará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, mediante decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
También hay que tener en cuenta la protección de datos. Con carácter general, la empresa no necesita obtener el consentimiento del trabajador para implantar el registro horario, ya que existe una obligación legal que legitima este tratamiento.
Eso no significa que pueda hacerlo sin informar. La AEPD señala que los empleados deben conocer la existencia del registro y la finalidad para la que se utilizan sus datos.
Además, debe respetarse el principio de minimización: que una herramienta permita recopilar un determinado dato no significa que sea necesario hacerlo. El sistema debe utilizar la información adecuada para cumplir su finalidad, evitando tratamientos innecesariamente intrusivos.
Errores habituales al gestionar el control horario
Después de años trabajando con sistemas de control de presencia, sabemos que muchos de los problemas no aparecen al fichar, sino cuando hay que gestionar posteriormente esos registros.
No definir qué ocurre cuando un empleado olvida fichar
Los olvidos y marcajes incorrectos forman parte del día a día.
La empresa debería establecer cómo se comunica una incidencia, quién puede corregirla y cómo queda reflejada esa modificación.
Lo importante es evitar correcciones sin control. Tener un procedimiento definido facilita resolver los errores manteniendo la fiabilidad de la información.
Confundir presencia con tiempo efectivo de trabajo
Si un empleado permanece entre las 8:00 y las 17:00 en las instalaciones, no significa necesariamente que haya realizado nueve horas de trabajo efectivo.
Puede haber pausas cuya consideración dependerá de la normativa, el convenio colectivo o las condiciones aplicables. Por eso, el sistema debe permitir reflejar la realidad de la jornada y no limitarse a restar automáticamente la primera entrada a la última salida.
Recopilar más información de la necesaria
Digitalizar el control horario permite obtener muchos datos, pero más información no significa necesariamente un mejor control.
Un ejemplo especialmente claro es la geolocalización. La AEPD señala que, cuando su finalidad sea el registro horario, esos datos no deberían utilizarse para conocer permanentemente dónde se encuentra el trabajador, sino limitarse a la finalidad para la que están legitimados.
Antes de utilizar una funcionalidad, por tanto, conviene preguntarse no solo si técnicamente podemos hacerlo, sino si realmente necesitamos ese dato para gestionar el horario.
Registrar los datos, pero no revisarlos
Otro error frecuente es pensar que el proceso termina cuando el empleado ficha.
Si nadie revisa los registros, pueden acumularse marcajes incompletos, incidencias o diferencias difíciles de interpretar meses después.
Establecer revisiones periódicas permite resolver los problemas cuando todavía son recientes y mantener la información preparada ante una consulta del trabajador, sus representantes o la propia Inspección.
¿Qué debería tener un buen sistema de control horario?
Antes de elegir una solución, recomendamos pensar tanto en el empleado que ficha como en la persona que posteriormente tendrá que gestionar la información.
Un buen sistema de control de presencia debería permitir:
- Adaptar el fichaje a diferentes formas y lugares de trabajo.
- Gestionar horarios, turnos e incidencias.
- Consultar fácilmente registros anteriores.
- Detectar y corregir marcajes incompletos.
- Centralizar la información aunque existan diferentes formas de fichaje.
- Obtener informes cuando sean necesarios.
- Ampliar funcionalidades si las necesidades de la empresa cambian.
Una pregunta sencilla puede ayudarte a valorar cualquier solución: ¿qué ocurre después de que el empleado ficha?
Si para interpretar y gestionar los datos tienes que recurrir constantemente a otras herramientas, hojas de cálculo o correos electrónicos, probablemente el sistema no esté resolviendo todo lo que necesitas.
Control horario adaptado a la realidad de tu empresa
Cada empresa organiza su jornada de una forma diferente. Algunas únicamente necesitan registrar entradas y salidas; otras trabajan con diferentes turnos, centros de trabajo, empleados desplazados o reglas horarias más complejas.
Por eso, el sistema debería adaptarse a la realidad de tu plantilla y no al revés.
En SystemPin desarrollamos soluciones de control de presencia desde 2005, combinando software, terminales y fichaje móvil según las necesidades de cada organización.
Si quieres mejorar el control horario de tus empleados, podemos estudiar cómo trabaja tu plantilla y ayudarte a configurar una solución que facilite tanto el fichaje como la gestión diaria de Recursos Humanos.
