Durante décadas, el reloj de fichar ha sido una de las formas más habituales de registrar la entrada y salida de los trabajadores. Introducir una tarjeta, marcar la hora y guardar posteriormente esos registros permitía llevar un control básico de la jornada.
La necesidad sigue siendo la misma, pero la tecnología ha cambiado. Hoy un reloj para fichar empleados puede sustituirse por terminales conectados a un software de control de presencia, capaces de registrar los marcajes mediante tarjeta, PIN o, cuando su utilización resulte adecuada, diferentes tecnologías biométricas.
Pero modernizar el sistema no consiste simplemente en cambiar un reloj antiguo por un dispositivo con pantalla. La elección debería partir de una pregunta mucho más práctica: ¿cómo ficha realmente la plantilla y qué necesita hacer la empresa después con esos registros?
¿Qué es un reloj de fichar y cómo ha evolucionado?
Tradicionalmente, cuando hablábamos de un reloj de fichar nos referíamos a una máquina que imprimía sobre una tarjeta la hora de entrada y salida del trabajador.
Era un sistema sencillo, pero dejaba buena parte del trabajo para después. Las tarjetas debían conservarse, revisar los marcajes, detectar olvidos o errores y trasladar esa información para calcular las horas realizadas.
Los terminales actuales cambian precisamente esta parte del proceso. El fichaje sigue realizándose en un punto físico dentro de la empresa, pero el marcaje puede quedar asociado directamente al trabajador y enviarse al software encargado de gestionar horarios, jornadas e incidencias.
Esto resulta especialmente interesante en fábricas, almacenes, talleres, centros logísticos y otros negocios donde buena parte de la plantilla no trabaja delante de un ordenador y necesita un punto físico de fichaje.
En SystemPin trabajamos precisamente con sistemas de control de presencia que combinan estos terminales con software para gestionar posteriormente la información registrada.
¿Cuándo tiene sentido cambiar un reloj de fichar antiguo?
Que un reloj sea antiguo no significa automáticamente que haya que sustituirlo. El cambio empieza a tener sentido cuando el propio sistema genera más trabajo del que resuelve.
Por ejemplo, una empresa puede encontrarse con 80 trabajadores que realizan cuatro marcajes diarios. Son 320 registros cada jornada. Si estos datos tienen que revisarse o trasladarse manualmente, el problema no está tanto en que el empleado tarde unos segundos más en fichar, sino en todo el trabajo administrativo posterior.
También conviene plantearse el cambio cuando existen varios turnos, diferentes centros de trabajo, incidencias frecuentes, tarjetas que se pierden o deterioran o dificultades para consultar rápidamente qué ocurrió en una fecha determinada.
Aquí está una de las diferencias importantes entre un reloj tradicional y un sistema actual: el terminal registra; el software permite interpretar y gestionar esos registros.
Un dispositivo más moderno por sí solo sirve de poco si después seguimos tratando la información prácticamente de forma manual.
De la tarjeta de cartón a tarjeta, PIN, huella o reconocimiento facial
Otra diferencia es que actualmente no existe una única forma de identificarse ante un terminal.
En la gama de terminales de SystemPin encontramos equipos que permiten utilizar tarjeta, PIN, huella o reconocimiento facial, y algunos modelos combinan varios métodos en un mismo dispositivo.
Tarjeta o proximidad
Es probablemente la evolución más directa del antiguo reloj de fichar con tarjeta.
La diferencia es que ya no es necesario imprimir físicamente la hora sobre una ficha. El trabajador acerca su tarjeta al terminal y el sistema registra electrónicamente el marcaje.
Puede resultar práctico en empresas con numerosos trabajadores o cambios de turno en los que interesa que el proceso de entrada y salida sea rápido.
Por ejemplo, el TPin-150-TFT+Proximidad permite identificación mediante tarjeta y PIN, mientras que otros equipos de la gama combinan la tarjeta con métodos adicionales.
PIN
El trabajador se identifica introduciendo un código. Evita tener que llevar una tarjeta, aunque exige valorar cuestiones operativas como la gestión de los códigos y su uso adecuado.
También puede funcionar como método alternativo en terminales que admiten diferentes formas de identificación.
Huella dactilar
La huella permite vincular la identificación a una característica del propio trabajador, pero no debería elegirse simplemente porque sea una tecnología más avanzada.
Hay que valorar el entorno. En determinados puestos industriales, por ejemplo, el uso continuo de las manos, los guantes o el desgaste de los dedos puede dificultar la lectura.
Además, la biometría supone tratamiento de datos especialmente protegidos y su uso requiere analizar previamente su necesidad y encaje legal. Por eso hemos tratado esta cuestión de forma específica en nuestra guía sobre la legalidad del uso de biometría.
Reconocimiento facial y otros sistemas biométricos
El reconocimiento facial permite realizar la identificación sin colocar el dedo sobre un lector.
Por ejemplo, el FacialPin-AD500 combina reconocimiento facial, huella, tarjeta y PIN, por lo que una misma máquina puede ofrecer diferentes métodos de identificación según la configuración y necesidades de la empresa.
De nuevo, que el terminal incorpore biometría no significa que esta deba utilizarse necesariamente para el registro horario. La finalidad, el contexto y los requisitos en materia de protección de datos deben analizarse antes de decidir el método de identificación.
¿Qué reloj para fichar elegir según el tipo de empresa?
Después de años implantando sistemas de control de presencia, una de las cuestiones que vemos con frecuencia es que no existe un terminal adecuado para todas las plantillas. El número de trabajadores importa, pero también cómo se producen los fichajes y las condiciones del lugar en el que se instalará el equipo.
Una oficina con 20 empleados no plantea el mismo escenario que una fábrica en la que 150 personas terminan el turno prácticamente a la misma hora. De hecho, no basta con saber cuántas personas van a utilizar el terminal, sino cuándo van a hacerlo. Si buena parte de la plantilla ficha en los mismos minutos durante un cambio de turno, la rapidez de identificación y la ubicación y número de terminales pueden ser tan importantes como el método de fichaje elegido.
El entorno también condiciona la elección. En una nave industrial conviene comprobar aspectos como la presencia de polvo o humedad, el uso habitual de guantes o la conectividad disponible en el punto de instalación. Son cuestiones que pueden hacer que un equipo adecuado para una oficina no lo sea para una zona de producción.
Para instalaciones expuestas, por ejemplo, SystemPin dispone del FPin-45 Exterior, con protección IP65 frente al agua y el polvo y posibilidad de identificación mediante huella o tarjeta. En otros casos puede interesar disponer de varios métodos de identificación en un mismo dispositivo: el FacialPin-AD120, por ejemplo, permite trabajar mediante reconocimiento facial, huella, tarjeta o PIN.
Por eso, más que buscar el mejor reloj para fichar, conviene elegir el terminal que mejor se adapte al lugar de instalación, al volumen y concentración de los fichajes y a la forma de trabajar de la plantilla.
Antes de sustituir tu reloj de fichar, revisa estas cuestiones
Cambiar una máquina de fichar que lleva años funcionando no debería empezar por elegir un modelo de terminal. Primero conviene revisar cómo se ficha actualmente y qué problemas queremos resolver con el cambio.
Por nuestra experiencia, hay varias preguntas que merece la pena responder antes de tomar una decisión:
- ¿Cuántas personas utilizarán cada terminal? No es lo mismo repartir los fichajes durante toda la jornada que concentrarlos en unos minutos durante un cambio de turno.
- ¿Dónde se instalará? Interior, exterior, recepción, fábrica o almacén condicionan las características que debe tener el equipo.
- ¿Qué método de identificación resulta adecuado? Tarjeta, PIN o biometría responden a necesidades diferentes y no siempre la opción tecnológicamente más avanzada es la más conveniente.
- ¿Qué conectividad existe en el punto de fichaje? Es especialmente importante comprobarlo en instalaciones industriales, naves o ubicaciones alejadas de las zonas de oficina.
- ¿Puede crecer el sistema? Si mañana aumenta la plantilla o se abre otro centro, conviene poder incorporar nuevos puntos de fichaje sin tener que sustituir toda la instalación.
Esta revisión también evita un error bastante habitual: elegir primero el terminal y adaptar después el funcionamiento de la empresa a sus limitaciones. Debería ocurrir lo contrario.
En SystemPin trabajamos con diferentes equipos precisamente porque las necesidades varían mucho entre empresas. Si estás pensando en sustituir un reloj de fichar antiguo, puedes consultar nuestros terminales de control de presencia o contarnos cómo ficha actualmente tu plantilla para valorar qué opción encaja mejor.
