Recibir una inspección de trabajo genera dudas incluso en empresas que llevan años registrando correctamente la jornada. ¿Qué pueden pedir? ¿De cuánto tiempo atrás? ¿Qué datos deben aparecer? ¿Hay que entregarlo en un formato concreto?
A estas dudas se suma el ruido de los últimos meses. Muchas empresas han recibido correos que aseguran que ya no se puede fichar con tarjeta, que hay que adaptar el sistema a la jornada de 37,5 horas, que los inspectores deben tener acceso online o que el papel es ilegal.
En SystemPin llevamos más de 20 años en este sector y preferimos ser claros con nuestros clientes: ninguna de esas afirmaciones es hoy una obligación general en vigor. Por eso, antes de cambiar nada, conviene saber qué exige realmente la normativa y cómo tener el registro listo si la Inspección lo solicita.
¿Qué exige hoy el registro horario?
La obligación sigue regulada por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido en 2019 mediante el Real Decreto-ley 8/2019. La empresa debe garantizar el registro diario de la jornada, con la hora concreta de inicio y fin de cada trabajador, y conservar esos datos durante cuatro años.
Contar con un sistema de control horario facilita la gestión diaria de los fichajes y permite recuperar los registros cuando la empresa los necesita.
Desde el Ministerio de Trabajo se han anunciado medidas como la consulta online del registro por parte de la Inspección, pero a día de hoy el real decreto que las desarrollaría sigue en tramitación, sin aprobar ni publicar en el BOE. Una cosa son las reformas anunciadas y otra los requisitos que una empresa debe cumplir hoy.
¿Hay que cambiar de sistema por estos mensajes?
No, no a día de hoy y solo por eso. Ninguna de las cuatro afirmaciones anteriores es una exigencia general en vigor:
- Fichar con tarjeta sigue siendo válido. La norma no impone una tecnología concreta, sino que el registro sea fiable. Los terminales de fichaje por tarjeta, huella o reconocimiento facial siguen cumpliendo esa función.
- La jornada de 37,5 horas no ha entrado en vigor, así que no hay nada que adaptar todavía.
- El acceso online de la Inspección forma parte de un proyecto de reforma. Hoy el registro debe estar a disposición de la Inspección, no conectado a ella en remoto.
- El registro en papel sigue siendo admisible, siempre que ofrezca datos fiables y no manipulables a posteriori. Eso no impide que un sistema de registro de jornada digital sea mucho más cómodo y seguro de gestionar.
Nuestra recomendación es evitar decisiones precipitadas. Cuando llegue una nueva obligación, adaptaremos nuestro sistema como hemos hecho con cada cambio normativo en estos años.
¿Qué suele pedir una inspección ordinaria?
Por nuestra experiencia, en una inspección ordinaria el inspector solicita los registros de trabajadores elegidos al azar y de meses también aleatorios dentro de los últimos cuatro años. No suele pedir el registro de toda la plantilla, pero la empresa debe poder localizar cualquier periodo con rapidez.
¿Qué datos debe incluir el registro?
Aunque no existe un modelo oficial de informe, el registro debería recoger:
- Nombre y DNI del trabajador
- Nombre y CIF de la empresa
- Hora de inicio y fin de la jornada de cada día trabajado
Pausas durante la jornada
Si hay pausas que no computan como jornada, conviene detallarlas también, con su inicio y fin. El tiempo de trabajo efectivo debe determinarse conforme a la normativa y al convenio aplicable, y no es lo mismo una jornada continuada de ocho horas que una con una interrupción no computable en medio.
Horas reales, sin redondeos
El registro debe reflejar la hora exacta en que empieza y termina la jornada, no el horario asignado. Si un trabajador ficha a las 07:59, ese es el dato que debe quedar guardado, sin redondearlo a las 08:00. Esto es especialmente importante en empresas con turnos, horarios flexibles o jornada partida, donde el redondeo hace perder información real.
¿Quién debe facilitar el registro y en qué plazo?
La responsabilidad de llevar el registro y facilitarlo, tanto a la Inspección como a los trabajadores que lo soliciten, es de la empresa, sea cual sea el sistema que utilice.
La norma no fija un plazo concreto de una o dos horas para entregarlo. En la práctica, nuestra recomendación, basada en la experiencia, es que la empresa pueda facilitarlo en una o dos horas como máximo, siempre que sea posible. Si hay que rebuscar hojas, reunir documentos de varios departamentos o reconstruir meses a mano, el retraso puede generar dudas sobre la fiabilidad del registro.
Con el software PresenciaPin, los informes se generan al instante, y los propios empleados pueden consultar sus fichajes desde el portal del empleado.
¿Qué comprueba la Inspección?
En una inspección ordinaria
El objetivo suele ser comprobar que la empresa cumple con la obligación de llevar el registro y que puede facilitarlo. No es habitual, según nuestra experiencia, que el inspector verifique hora por hora si lo registrado coincide con la jornada, porque con turnos y compensaciones es complejo. Además, hay que tener en cuenta la distribución de la jornada establecida en el convenio, los límites diarios y los descansos obligatorios.
Cuando hay una denuncia
Con una denuncia o circunstancias más concretas, la comprobación sí puede ser mucho más detallada, contrastando los registros con el resto de la documentación laboral y con el convenio. Por eso conviene que el registro no sea un mero trámite, sino un reflejo fiable de lo que ocurre en la empresa. Si quieres profundizar en cómo organizarlo, tienes más detalle en nuestra guía de control horario de los empleados.
¿Está tu empresa preparada para una inspección?
En lugar de preocuparte por cada mensaje que anuncia un cambio, hazte una pregunta más sencilla: si hoy te pidieran los registros de un trabajador de hace dos años, ¿podrías entregarlos al momento?
Registrar las horas reales, conservar los datos cuatro años y poder recuperarlos cuando haga falta es la mejor preparación. Si quieres revisar cómo lo tienes montado o valorar un sistema que lo haga por ti, cuéntanos tu caso y te orientamos sin compromiso.
