Información para gestorías de cómo afrontar una inspección ordinaria del registro laboral de una empresa.

En este artículo orientado especialmente a gestorías, detallaremos que requisitos se exigen en las inspecciones laborales ordinarias, basándonos en la documentación que ha hecho pública el ministerio de trabajo con los criterios técnicos sobre las actuaciones de la inspección de trabajo y seguridad social en materia de registro de jornada.

Queremos también compartir nuestro conocimiento y experiencia en el sector de control de presencia, y así que el lector pueda optar por el sistema de registro laboral mas adecuado según cada necesidad, y teniendo presentes los cambios que ha introducido la nueva ley de registro de jornada laboral en el sector del control de presencia.

Ya han pasado dos años de la entrada del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Entre las distintas medidas que se tomaron con esta ley, una de ellas fue la obligación de todas las empresas a llevar un registro de la jornada laboral de todos sus trabajadores en el que se incluyeran la hora exacta inicio y de fin de la jornada.

Lo finalidad en concreto que buscaba la implantación de este registro de jornada laboral, era evitar el exceso sistemático de tiempo trabajado que se venían detectando en algunas industrias y sectores, tiempo que al no quedar registrado de ningún modo, caía “en saco roto”, no siendo este tiempo compensado o retribuido. Por otro lado, y no menos importante, la detección de horas extras realizadas fuera de los límites fijados por ley y su efecto en la pérdida de ingresos en cuotas de seguridad social o en la reducción de nuevas contrataciones.

Entrada en vigor de la ley de registro de jornada laboral

El plazo de dos meses fijado en este nuevo Real decreto ley para fijar el registro de la jornada laboral, resultó ser un un plazo insuficiente para la mayoría de las empresas para permitir implantar un sistema de control de presencia a todas las empresas del territorio nacional. Por un lado, muchas empresas, necesitaban llegar a un acuerdo con los representantes sindicales en cuanto al modo en el que se realizaría este registro de jornada laboral, y por otro lado, el gran aumento de demanda de sistemas de control de presencia imposible de asumir en dos meses para todas las empresas que como nosotros nos dedicamos a implantar sistemas de control de presencia.

Aunque oficialmente no se amplió este plazo de dos meses, una vez transcurrido este plazo, la entonces ministra de trabajo Magdalena Valerio, en rueda de prensa indicó que la ley ya estaba en vigor y se mostró enfadada diciendo literalmente “que las empresas no se habían tomado en serio la nueva ley de registro de jornada y que se exponían a multas de entre 626 y 6.250 euros”, por otro lado también indicó que “si la inspección de trabajo llega a una empresa y dice que está en fase de negociación, se dará margen de maniobra dentro del respeto a la ley para que puedan poner en marcha este registro horario”.

En la práctica, las inspecciones laborales, no procedieron a multar a las empresas que podían demostrar que se encontraban en trámite de implantar un sistema de control de presencia en los primeros meses de entrada en vigor de la ley.

Requisitos registro de jornada laboral en inspecciones en la actualidad.

En la actualidad, el registro de jornada laboral es un requisito más a tener en cuenta en las inspecciones laborales y un motivo de sanción ante el incumplimiento de esta normativa. Por lo tanto, es necesario que las empresas gestionen su registro de jornada laboral del modo adecuado y cumplir con todos los protocolos para estar preparadas de cara a determinadas inspecciones.

Como ya citábamos anteriormente, la empresa está obligada a realizar un registro en el que quede reflejado el inicio y el final de la jornada laboral de cada trabajador a su cargo, debe de constar la hora y minuto exacto de cuando el trabajador inicia y acaba su jornada laboral. Por consiguiente, el registro de la jornada laboral tiene que ser diario, ya que esta es la única manera de que se vean reflejadas las horas efectivamente trabajadas y totalizar excesos o defectos de tiempo a largo plazo.

Se ha de tener en cuenta que no es válido presentar un documento en el que se refleje el horario teórico del trabajador como podría ser un calendario laboral o los cuadrantes horarios, ya que estos determinan la previsión de trabajo de un periodo determinado pero no las horas efectivamente trabajadas, que solo es posible gestionarlo a través de un registro diario. Para que esto sea posible, el empresario debe implantar un sistema objetivo y fiable donde quede detallado el trabajo efectivamente realizado.

Uno de los aspectos que exige la normativa es que el registro laboral tiene que estar disponible en el centro de trabajo de un modo inmediato en caso de que lo solicite una inspección, de este modo se pretende evitar que este registro pueda ser manipulado o falseado desde que es solicitado por una inspección, hasta que es entregado.

El término inmediato es algo muy relativo, si bien con las inspecciones ordinarias que se están produciendo en la actualidad, no se exige que se tenga que facilitar en el mismo minuto que el inspector lo requiera, si que es conveniente, que el registro pueda entregarse en un plazo lo más corto posible, de este modo evitar la sospecha de que este registro haya podido ser manipulado.

Gestión de las pausas en el registro de jornada laboral

El modo en que contabilizar las pausas de trabajo, fue uno de los puntos que más dudas generó en cuanto a la nueva ley de registro de jornada laboral. En la guía a modo preguntas y respuestas publicada por el gobierno para resolver las distintas dudas que surgieron en los primeros meses de entrada en vigor, una de las cuestiones tratadas es la referida a las pausas. Puede consultar esta guía en el siguiente link:

https://www.mites.gob.es/ficheros/ministerio/GuiaRegistroJornada.pdf

En esta guía se indica como conveniente la inclusión en el registro de jornada de todo aquello que forme parte de la misma, en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.

Acto seguido, esta misma guía aclara que cuando estas interrupciones intrajornada, sean claras, predeterminadas y globales, el registro diario podrá eludir esos elementos configurativos internos de la jornada diaria, porque resultan identificables en relación con esos otros instrumentos que permiten dar certeza y seguridad jurídica del tiempo de trabajo realizado.

Conforme a nuestra experiencia, la situación en la que se registran las pausas, genera una mayor preocupación en las empresas que tienen cadenas de producción, y en las que se ven obligadas a que todos los empleados hagan la pausa al mismo tiempo. El registro simultáneo de un número de empleados ya sea de modo manual o automático, conllevaría una gran pérdida de tiempo, simplemente el hecho de tener que desplazarse al terminal para registrar el inicio y fin de la pausa, podría requerir más tiempo que la pausa en sí.

Basándonos en la guía del ministerio de Trabajo, si fijamos el inicio y fin de estas pausas predeterminadas y globales en documento con los responsables sindicales, o en su defecto, informando al trabajador del tiempo en el que se producirán estas pausas en la jornada laboral, esto nos permitirá “dar certeza y seguridad jurídica del tiempo de trabajo realizado y retribuible”.

Otras consideraciones a tener en cuenta sobre la normativa

El sistema de registro debe cumplir con la normativa de protección de datos dado que se tratan y almacenan datos de carácter personal de los trabajadores. En los casos en que se utilicen sistemas de videovigilancia y geolocalización, se debe respetar el derecho a la intimidad de los trabajadores. La ley específica que tiene que ser un sistema objetivo que garantice la fiabilidad, veracidad de los datos y que no altere los datos a posteriori.

La normativa contempla que el registro tiene que ser documentado. Por lo tanto, en las empresas que conllevan el sistema de presencia mediante un registro electrónico o un sistema de fichaje de tarjeta o huella digital, las inspecciones pueden solicitar la impresión o la descarga de los archivos de los registros que considere. Sin embargo, en las empresas que realizan el registro de manera manual, ya sea con la firma del trabajador o en papel, se pueden solicitar los documentos originales o una copia de tales documentos.

El objeto de la inspección de trabajo no se basa solamente en comprobar que las empresas llevan un registro de la jornada laboral que cumpla con la normativa, sino que también busca comprobar que la empresa ha consultado o negociado previamente con los representantes de los trabajadores la manera de organizar y documentar estos registros. Para verificar la correcta actuación por parte de la empresa, se pueden solicitar las actas donde consten dichas reuniones.

No es necesario que la empresa entregue el informe del registro laboral al trabajador de forma periódica o junto la nómina. Sin embargo, cuando los empleados realicen horas extras se incluirá junto al recibo de salarios el informe de la jornada laboral donde queden reflejadas las horas de inicio y fin de la jornada y se distinga entre horas ordinarias y extraordinarias.

Cuando los trabajadores estén contratados a tiempo parcial será obligatorio entregar junto a la nómina un resumen de las horas trabajadas cada mes, tanto de las ordinarias como la de las complementarias.

En las jornadas especiales de trabajo, la empresa debe informar mensualmente a los representantes de los trabajadores de las horas extras realizadas por los trabajadores sea cual sea su forma de compensación.

Sanciones por incumplimiento de la normativa

No cumplir con la normativa o realizar una implementación poco correcta del registro puede conllevar sanciones que van desde los 626 euros hasta los 6250 euros. Las sanciones a las que se tendrá que enfrentar el empresario podrían ser:

Sanciones leves, por motivos tales como desinformación por parte de la empresa hacia sus trabajadores acerca de sus condiciones laborales o del funcionamiento del registro de la jornada laboral.
Sanciones Graves, como la incoherencia entre las horas que aparecen en el registro de jornada laboral y las estipuladas en el contrato, el impago de las horas extraordinarias o que estas horas no sean retribuidas o compensadas como vacaciones.
Sanciones más graves, pueden acarrear multas de hasta 190.000 euros, esto podría llegar a darse si un empresario incumple el pago de las horas extras a sus trabajadores en reiteradas ocasiones o bien no cumple los plazos de los pagos correspondientes.

La normativa exige que los registros de jornada laboral tienen que conservarse durante 4 años y, por lo tanto, deben de estar disponibles ante cualquier inspección. Por lo que digitalizar el proceso mediante un sistema automatizado de control de presencia puede ayudar a reducir la carga de trabajo y optimizar estas tareas de cara a una inspección de trabajo.

En conclusión, el registro de la jornada laboral de todos los trabajadores es un deber para el empresario cuyo fin es establecer una jornada máxima de trabajo y así evitar que el tiempo trabajado que no haya sido registrado no sea retribuido ni cotizado afectando por consiguiente la salud laboral de los trabajadores y el abono y la cotización de las horas extraordinarias.

No cumplir con la normativa en materia del registro de la jornada laboral puede conllevar sanciones innecesarias a la empresa que podrían evitarse si se llevara un correcto registro de los tiempos trabajados.

En SystemPin llevamos años trabajando en la implantación de sistemas de control de presencia y aunque sabemos que las empresas no están obligadas a llevar el registro de la jornada laboral mediante un sistema de fichaje con reloj o software de presencia, ya que un registro manual sería válido de cara a una inspección, automatizar todos estos registros mediante un control de presencia informatizado reduce al mínimo el tiempo que los empleados tienen que dedicar a esta labor, haciendo que este sistema se amortice en pocos meses. Además tiene la garantía de poder emitir los informes de jornada laboral tal y como exige la normativa, tanto si lo solicitan sus trabajadores como para si lo solicita un inspector de trabajo, facilitando estos procesos y disminuyendo el tiempo dedicado a esta labor ante determinadas inspecciones.

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